グループウェアでの改善と組織の連携強化

ちょっときびしいお話をいたしますので、耳の痛い方もおられるかもしれませんが、大きな企業程よく見られる非効率な社内監修の例を議御紹介いたします。


それは、「打ち合わせの打ち合わせの打ち合わせ」ここまでくると何がしたいのかわけがわからないことになっています。

恐らく後日行われる会議的な打ち合わせの場の段取りを予め示し合せようとしたとは思われますが、この様な示し合せを何重にも重ねすぎると本番の会議の重要性を薄れさせるだけで、時間の無駄遣いであるだけな行為に終わる事に終始するのです。



この程度ならまだいいのですがこの示し合せの前には双方が、空き部屋の確認を行う事や、双方の秋スケジュールの確認といった手順を踏んでいるのでその無駄さ加減は多大なものである事が想像できるのです。



この様な非効率な仕事は一見円滑な仕事のための有意義な仕事に見えるのですが、グループウェアの使用によって、無駄な労力と時間を費やすことがなくせるのです。



先に挙げたような、「打ち合わせの打ち合わせの打ち合わせ」は、グループウェアを使用して、当日の段取りを対象者に配布すれば済むことです。
これを従来通り対面で行う場合も、双方のスケジュール確認や飽き会議室の予約といった事がグループウェア上で実現されれば大幅な労力の削減となります。

また事業部制を敷く企業特有の複数の事業部が同時進行で1つのプロジェクトに取り組む場合などに、それぞれの事業部が掲示板や共有のスケジュール表を使用する事で事業部間の進捗を事業部相互に意思統一や情報の共有を可能にして、プロジェクトや企業の連携の強化を図れるのです。